Ausgangslage: Die Prognose rechnete, der Einkauf ignorierte sie
Bei einem Großhändler mit vier Gesellschaften lief die Bestellplanung über eine etablierte Software. Nur stimmten die Prognosen regelmäßig nicht, und niemand konnte nachvollziehen, wie die Bestellvorschläge zustande kamen.
Bei manchen Artikeln entstanden Überbestände, bei anderen Fehlbestände. Weil der Einkauf der eigenen Software nicht mehr vertraute, arbeitete er parallel mit eigenen Tabellen.
Technisch lief die Software. Das eigentliche Problem war, dass die Logik hinter den Vorschlägen unsichtbar blieb.
Die Herausforderung
Gesucht war eine Lösung, die offenlegt, warum sie was vorschlägt. Ausgangspunkt waren drei Schwachstellen:
- Prognosen ohne Nachvollziehbarkeit
- Vier Gesellschaften, kein gemeinsamer Rhythmus
- Freigabe-Prozess fehlte komplett
Dazu: Anbindung an zwei ERP-Systeme, koordinierte Bestellzyklen über vier Gesellschaften und ein Freigabe-Workflow, der das Management einbindet, ohne den Prozess zu bremsen.
Über das Projekt: Vertrauen durch Transparenz
Der Kunde kannte das Problem seit Jahren. Die Prognose-Software lief, aber niemand vertraute ihr. Neben den Tabellen des Einkaufs fehlte dem Management ein klarer Überblick, und die Bestände schwankten stärker als nötig.
vensas setzte bewusst nicht auf eine weitere Blackbox. Jeder Bestellvorschlag begründet sich selbst. Die Einkäufer sehen erstmals, wie ein Vorschlag zustande kommt, und können ihn mit Fachverständnis kommentieren oder anpassen.
Viel bewirkt hat der Freigabe-Workflow: Das Management behält die letzte Kontrolle, ohne jeden Artikel einzeln zu prüfen. Beide Seiten verfolgten dabei dasselbe Ziel, nämlich das Vertrauen in die eigene Planung wiederherzustellen, statt nur eine Software auszutauschen.
